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Intelecto S.A.S., (en adelante INTELECTO) identificada con Nit 805.022.904-8, es la persona jurídica a cargo de la presente política. En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, INTELECTO informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social. El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información. Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: datos personales, tales como ubicación, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento, edad, cédula, horarios de trabajo. En todo caso en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012. Si Usted desea consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente aviso a la dirección Calle 10 # 4-40 Of 1001 Ed. Bolsa de Occidente de Cali o al correo electrónico contacto@intelecto.co. Si decide no hacerlo, vencido el referido plazo, consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación. Para más información, por favor, consulte la Política de Tratamiento de Información en el correo arriba referido.
INTELECTO SAS
Gerencia
Nombre de la Empresa: Intelecto S.A.S. (en adelante INTELECTO)
Nit 805.022.904-8
Domicilio: Calle 10 # 4-40 Of. 1001 Ed. Bolsa de Occidente
Teléfono: +57 314 7943431
Correo electrónico: contacto@intelecto.co
Página web: http://www.intelecto.co
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones que la adicionen, modifiquen o reglamenten y será aplicada por INTELECTO S.A.S, en adelante INTELECTO respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales. Cualquier vacío en la normatividad citada se interpretará de conformidad con las disposiciones de la legislación colombiana en general, así como a la luz de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia. De esta manera, INTELECTO manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, virtuales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a INTELECTO cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente Política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información y datos personales para que INTELECTO pueda llevar a cabo actividades que impliquen tratamiento de dichos datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de la Política de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a la misma y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento por parte de INTELECTO; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos; l) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, quien a su vez es responsable del tratamiento, y se encuentra ubicado dentro o fuera del país; m) Transmisión: La transmisión es una modalidad de tratamiento de las informaciones y datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de tratamiento por el encargado, pero siempre por cuenta del responsable; n) Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a actividades de tratamiento que operan en el país, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad administrativa de vigilancia y control en materia de tratamiento de datos personales y hábeas data.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS E INFORMACION QUE SE RECOLECTA: INTELECTO podrá hacer uso de los datos personales para: a) Poseer un registro de las personas que realicen encuestas, blogs y formularios que se encuentren en los medios virtuales utilizados por INTELECTO b) Conocer, observar y analizar los gustos y preferencias del mercado de consumidores de los servicios de intermediación que brinda INTELECTO y sus aliados comerciales c) Proveer los servicios y/o los productos ofrecidos por INTELECTO y requeridos por sus usuarios. d) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; e) Evaluar la calidad del servicio; f) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; g) Enviar al correo físico, electrónico, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los productos y/o servicios ofrecidos por INTELECTO y/o por terceras personas. Respecto de los datos (i) recolectados directamente por el personal de INTELECTO, ii) Obtenido mediante registro virtual en la página web o aplicativo, (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan por personal de INTELECTO, éstos podrán utilizarse para la elaboración y promoción de programas pedagógicos y comerciales. Finalidad del análisis web y los Cookies: a) impulsar una mejora continua de la experiencia online que tienen tanto los usuarios, clientes potenciales y los clientes registrados, b) ayuda a medir los resultados de las campañas de atracción de tráfico, c) estimar cómo cambia el tráfico a un sitio web tras el lanzamiento de una nueva campaña publicitaria. El análisis web proporciona información sobre el número de visitantes de un sitio web y el número de visitas a páginas. Ayuda a medir el tráfico y las tendencias de popularidad que es útil para la investigación de mercado, recordar accesos, conocer si ya se ha visitado la página para actuar en consecuencia, por ejemplo, mostrando o no cierto contenido o recordar a un usuario. Cuando un usuario introduce su nombre de usuario y contraseña, se almacena una cookie para que no tenga que estar introduciéndolas para cada página del servidor. Sin embargo, una cookie no identifica a una persona, sino a una combinación de computadora de la clase de computación-navegador-usuario. Finalidad de información de clientes potenciales persona natural, consultores (persona natural o jurídica) y empresas: Tener una base de datos de los clientes potenciales interesados en nuestros servicios e información estadística y con las cuales podamos establecer una relación comercial. Finalidad de información de clientes registrados persona natural, consultores (persona natural o jurídica) y empresas: Autenticar al cliente al momento de ingresar a la plataforma, brindarle los servicios adquiridos, entender sus necesidades y gustos por el registro de su actividad en la página y de esta manera, ofrecerle una mejor experiencia de servicio, así como mantenerlo informado de las novedades que ofrecemos. Finalidad de información de clientes persona natural: Ofrecer servicios mediante mecanismos de marketing por correo electrónico, Finalidad de información de clientes consultores (persona natural o jurídica): Brindar los servicios como una ayuda para procesos de implementación de software. Finalidad de información de cliente empresarial: la finalidad de esta base de datos es que la empresa pueda realizar informes, remitir testimonios sobre la experiencia de uso de las herramientas tecnológicas suministradas. Finalidad de información de datos de los aspirantes, empleados activos y retirados de Intelecto S.A.S.: La información personal de los aspirantes, empleados activos y retirados incluyendo su núcleo familiar, se da con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales obligaciones incluyen, entre otras, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Protección Social, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, contacto con el empleado, causar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros. Gestión del área de desempeño organizacional. Así mismo, se podrá recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal. Adicionalmente, se podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por otro lado, Intelecto S.A.S. podrá grabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados en el desarrollo de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por Intelecto S.A.S. en boletines, informes, publicaciones, y en general en cualquier actividad de la organización incluso una vez el empleado se retire.
Finalidad de información de Proveedores:
1. Conocer, actualizar y rectificar información de los datos personales.
2. Invitar a cotizar, contratar y presentar propuestas de trabajo en el proceso que le corresponda a la empresa que provea el tipo de servicios solicitados.
3. Realizar control y seguimiento de las obligaciones derivadas del proceso de contratación, con el fin de que se cumplan los parámetros de calidad y seguridad establecidos en los mismos, así como en el caso de aquellos que por su tipo de trabajo deban asumir el encargo de alguna base de datos de Intelecto S.A.S., en cuyo caso deberán cumplir a cabalidad con todos los requerimientos de protección de datos y demás aspectos legales considerados en el contrato de proveedores. De lo contrario, se suministrará la información y los datos personales a las autoridades de control y vigilancia, administrativas nacionales e internacionales, por requerimiento legal, administrativo o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de los derechos de propiedad de Intelecto S.A.S. y de nuestros clientes para la detección o prevención de fraude, aprehensión o persecución, de actos criminales.
4. Consolidar una Base de datos de proveedores potenciales para futuros requerimientos de productos y servicios que requiera la empresa.
5. Llevar a cabo el proceso de estudio de propuestas, pagos, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, acreditación, estadística, reportes, interacción, auditoría, encuestas, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades de la empresa.
6. Verificar si el proveedor se encuentra reportado en alguna de las listas restrictivas relacionadas con delitos de lavados de activos y financiación del terrorismo o cualquier otra que impida establecer una relación contractual.
7. Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
8. Evaluar la capacidad e idoneidad del proveedor potencial incluyendo las personas bajo su coordinación, para atender los requerimientos de selección del proveedor mediante la verificación de los soportes que se alleguen al proceso; hoja de vida, acreditación de experiencia, soportes académicos, entre otros.
8. Evaluar la capacidad e idoneidad del proveedor potencial incluyendo las personas bajo su coordinación, para atender los requerimientos de selección del proveedor mediante la verificación de los soportes que se alleguen al proceso; hoja de vida, acreditación de experiencia, soportes académicos, entre otros.
9. Solicitar al proveedor y sus trabajadores destinados para la ejecución del servicio o trabajo a contratar los respectivos soportes de afiliación al sistema general de seguridad social.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, INTELECTO no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa del Titular para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de INTELECTO o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la empresa; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. INTELECTO podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, INTELECTO advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios, limitándose a los indicados por INTELECTO, y se exige que no se divulgue la información personal a otros.
3.1. ANÁLISIS DE DATOS: Para efectos del tratamiento de datos cuya función para INTELECTO, es la Investigación estadística, es necesario entender que INTELECTO es una empresa que se crea con el interés por desarrollar y aplicar prácticas para el mejoramiento de la implementación de herramientas tecnológicas. Queremos manifestarle que la seguridad de sus datos es lo más importante para nosotros, es por esto que bajo ninguna circunstancia sus datos personales (Tipo de documento, número de documento, nombres, apellidos, número de teléfono, e-mail) se tendrán en cuenta para presentar documentos de orden estadístico, es decir que para estos efectos los datos personales se disociaran para poder hacer uso de los resultados sin asociarlos a una persona en particular. Página Web: las herramientas de analítica web, se utiliza para obtener información agrupada del tráfico que llega a los sitios web según la audiencia, la adquisición, el comportamiento y las conversiones que se llevan a cabo en el sitio web, esta es una herramienta cuyo servicio es otorgado por un intermediario que entrega la información que hace referencia a cómo mejorar el servicio de una página web, pero bajo ningún motivo hace entrega de información personal. Clientes potenciales persona natural, consultores (persona natural o jurídica) y empresas: los datos que se recopilan a través de nuestra página web y nuestros agentes comerciales se encargan a una plataforma de email marketing propia o de terceros que permita la administración de los contactos y programación de acciones de mercadeo para lograr convertir clientes potenciales a clientes registrados. Clientes persona natural, consultores (persona natural o jurídica) y empresarial: estos datos son administrados en nuestra plataforma y se busca realizar análisis del comportamiento en las páginas y en el software, esto con el interés de saber sobre sus gustos y preferencias, para así, hacer del servicio una gran experiencia, por lo tanto, contamos con archivos digitales en donde podemos analizar, calcular y desarrollar datos estadísticos sobre la información que consideramos relevante para el funcionamiento y comercialización de nuestros productos y servicios y mantener una relación comercial de largo plazo con nuestros clientes. Datos de los aspirantes, empleados activos y retirados de INTELECTO: Se cuenta con un archivo digital de las hojas de vida y toda la información solicitada tanto a los aspirantes como a los empleados activos y retirados, para poder acceder a esta y poder llevar a cabo los procesos mencionados en la finalidad de este tipo de base de datos, los archivos digitales se guardan en nuestros servidores y computadores del área asignada para tal proceso. Proveedores: la forma como se lleva a cabo el tratamiento de la información es a través de una serie de archivos digitales los cuales cuentan con la información de los proveedores, las propuestas realizadas a INTELECTO y el análisis de desempeño sobre la labor es decir la experiencia que hemos tenido con el proveedor, estos archivos digitales se trabajan a partir de categorías en las cuales agrupamos a los proveedores y los guardamos en nuestros servidores y computadores del área asignada.
3.2. TITULARES DE LA INFORMACIÓN: Usuarios: Son todos aquellos que ingresan a la página de internet ya sea persona natural o persona que en nombre de una empresa visita nuestra página para conocer de INTELECTO y/o Adsecurity. Estas personas no se registran en nuestra página web, por lo tanto, las consideramos como anónimas. Clientes potenciales: son aquellos a quienes les interesa recibir notificaciones, información científica y comercial por parte de INTELECTO y que para este efecto nos dejan sus datos para tales envíos de información ya sea virtual, en físico o a través de un agente comercial. Este tipo de cliente se divide en: • Personas naturales: Personas que se encuentran interesadas en nuestros servicios o que desean adquirir información científica o comercial de nuestra página, redes sociales o agentes comerciales y que para esto nos deja su nombre, e-mail y teléfono. • Consultores: personas tanto naturales o jurídicas que se encuentran interesadas en nuestros servicios o que desean adquirir información científica o comercial de nuestra página, redes sociales o agentes comerciales y que para esto nos deja su nombre, e-mail y teléfono • Empresas: personas que en nombre de una empresa nos entregan sus datos (nombre de la empresa, nombre de la persona Cargo, e-mail, teléfono y dirección) con la finalidad de recibir información científica y comercial de nuestros servicios, ya sea a través de la página de internet, redes sociales, o agentes comerciales Clientes registrados: Son aquellos que para hacer uso de nuestros servicios diligencian la información de registro en nuestro sistema ya sea por la página de internet o por medio de un agente comercial. A su vez, el cliente empresa contará con tipos de usuarios diferentes, los cuales son: administrador de la plataforma en la empresa, y usuarios de la plataforma implementada. Cada uno de estos quedará registrado en la base de datos con: Nombre, Apellido, e-mail, cargo al que aspira u ocupa y clave (solo para administrador, y usuarios) • Aspirantes, empleados activos y retirados: Son aquellos que nos proveen información pertinente para sus procesos de selección y cumplimiento de las obligaciones que emanan de las relaciones laborales. • Proveedores: Son las personas naturales o jurídicas que abastecen a INTELECTO con los productos y servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, es por esto que consideramos a nuestros proveedores como aliados estratégicos para para el logro de nuestra gestión.
3.3. INFORMACION RECOPILADA. Entre la información recopilada por INTELECTO se encuentran, el nombre del usuario, edad, género, dirección de residencia, número de identificación, emails, información del perfil, teléfono celular, tipo de persona (natural, jurídica, nacional o extranjera) tipo de documento, número del mismo, lugar de expedición, nombre y apellidos, país, departamento, ciudad, nivel de estudio, títulos obtenidos, fecha de terminación de estudios, otros estudios, idiomas, experiencia laboral, nombre de empresas, fecha de inicio y retiro de labores, jefe inmediato, teléfono de contacto del mismo, estado civil, datos de los padres, cónyuge e hijos, resultados de test de cualquier tipo, para empleados de empresas, fechas de ingreso, examen médico, test de personalidad, cargo a ejercer, jefe inmediato, eps, fondo de pensiones, fondo de cesantías, ARL, tipo de vinculación laboral, salario, jornada laboral, número de cuenta de nómina y entidad bancaria, correo empresarial, si tiene directorio activo, numero de empleados. Documentos que se solicita diligenciar y aportar a titulares de datos personales: i) Formato de Registro de Proveedores diligenciado, ii) Copia del documento de identidad para personas naturales, para personas jurídicas, copia del documento de identidad del representante legal. iii) Certificado de Cámara de Comercio vigente del domicilio principal y la sucursal (si aplica) con una fecha de expedición no superior a 30 días. iv) Registro Único Tributario – RUT, actualizado. v) Declaración de Renta del año inmediatamente anterior. vi) Estados Financieros a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior: Balance General y Estados de Resultados con Notas. vii) Certificados de gestión de la calidad vigentes (si lo posee). viii) Autorización de funcionamiento (a los que aplique como: empresas de vigilancia, transporte, agencias de aduana, laboratorios de acreditación, comunicaciones, empresas de medicina prepagada, etc.). ix) Portafolio de productos y/o servicios. x) Documento vigente que acredite la existencia y representación legal en el país donde tiene su domicilio principal con una fecha de expedición no superior a 60 días, debidamente legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, es decir, con la traducción oficial si está en otro idioma y con la cadena de autenticaciones, la cual está conformada por la Notaría y el Consulado en el país de origen del documento y por el Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia. xi) Documento que acredite la inscripción en el registro correspondiente o equivalente al RUT, en el país donde tiene su domicilio principal debidamente apostillado. xii) Autorización de funcionamiento, licencias o permisos (para los casos a los que aplique como: empresas de transporte, agencias de aduana, laboratorios de acreditación, comunicaciones, debidamente apostillado.
a. Página Web: usted puede ser: Usuario, cliente potencial, persona natural o empresarial y cliente registrado, persona natural o empresarial y para todos estos tipos de cliente aplican los siguientes procedimientos que se ejecutan en nuestra página www.intelecto.co y/o www.adsecurity.co.
El Contenido o información que se recolecta es: navegador de internet, computador o sistema operativo, dirección IP, velocidad de conexión, localidad geográfica, desde donde ingresa a nuestra página o sitios desde los cuales se conectó a nuestra página web, de la misma manera, analizaremos el tiempo y patrones comportamiento en la página, para el mejoramiento de nuestro servicio.
b. Clientes Potenciales: los clientes potenciales para INTELECTO se dividen en dos opciones: Clientes potenciales persona natural y Empresarial, en el cual se incluyen los consultores persona jurídica o natural:
Clientes potenciales - Personas naturales, empresas y consultores naturales o jurídicas: Personas que en nombre suyo o de una empresa se encuentran interesadas en nuestros servicios o que desean adquirir información científica o comercial de nuestra página, redes sociales o agentes comerciales, para este caso la información que se recolecta es: Empresa, Nombres y apellidos, cargo que desempeña, ciudad, teléfono, correo electrónico, número de empleados y en las ocasiones en las que desea obtener información científica se le solicitará Nombre, apellido y correo.
c. Clientes registrados: de la misma forma en que los clientes potenciales se dividen en dos tipos, los clientes registrados en nuestra plataforma también se dividen en tres tipos: el cliente persona natural, el cliente empresarial y los consultores naturales o jurídicos, los cuales diligencian la información de registro ya sea por la página de internet o por medio de un agente comercial.
i. Cliente Personas naturales: Es el tipo de cliente que se registra en nuestra base de datos con los datos que se mencionan a continuación: tipo de documento, número de documento, nombres y apellidos, e-mail, teléfono de contacto, departamento, ciudad, dirección, asignación de contraseña, edad, adicionalmente INTELECTO puede publicar testimonios de sus clientes en nuestra página web, los cuales pueden contener información personal como nombre y fotografía.
ii. Consultores: Son personas que desarrollan capacitaciones en áreas de tecnología. De esta forma, se registran en nuestra base de datos como consultores, junto con el NIT o Número de cedula, nombres y apellidos, e-mail, teléfono de contacto, departamento, ciudad, dirección, asignación de contraseña, edad.
iii. Cliente empresa: Es aquel que contrata los servicios de INTELECTO para desarrollar procesos de implementación de herramientas tecnológicas ofrecidas por INTELECTO. Este registro se realiza a nombre de la empresa, pero se establece una persona responsable de la base de datos.
A continuación, los tipos de datos personales que se recopilan en el software para el cliente empresa:
Responsable de la base de datos: es la persona que se registra como responsable de la base de datos y que administra el software para la empresa. Cuando se necesita implementar bases de datos con las herramientas tecnológicas desarrolladas para el cliente, es este quien hace revisión de toda la base de datos y, por ende, es la persona que se establece como contacto entre la empresa y INTELECTO
Información que se recolecta: los datos que se recopilan de estas personas son los siguientes: Para responsable de la base de datos y analistas: Tipo de documento, número de documento, nombres, apellidos, país, departamento, ciudad, fecha de nacimiento, número de teléfono, email y para el caso del registro de la empresa se adiciona el nombre de la empresa, NIT y los datos del responsable de la base de datos.
Proveedores Son las personas naturales o jurídicas que abastecen a INTELECTO con los productos y servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, es por esto que consideramos a nuestros proveedores como aliados estratégicos para para el logro de nuestra gestión. Los proveedores que son seleccionados dentro de los procesos de contratación serán evaluados periódicamente con el propósito de conocer su comportamiento en el desarrollo de los contratos y así poder definir objetivos encaminados al mejoramiento continuo que garanticen el suministro de bienes o servicios bajo condiciones de calidad y eficiencia.
Formas de pago: Son los datos que se recolectan al momento de hacer los pagos de los servicios que se desean adquirir por nuestra página web, este servicio se hace por medio de un tercero el cual se encarga de realizar la transacción y cuenta con métodos de seguridad para que se realice una transacción segura, sin embargo, las políticas de privacidad que manejan pueden ser diferentes a las que maneja INTELECTO razón por la cual, cando una persona realiza el pago de nuestros servicio, debe dar aceptar en las casillas de las políticas de privacidad tanto de INTELECTO SAS como de las políticas del intermediario por el cual se ejecutan los pagos, por tal razón lo invitamos a conocer las políticas de privacidad del intermediario así como su finalidad, tratamiento y vigencia.
FORMA EN LA QUE SE RECOPILA LA INFORMACIÓN: Dicha información es obtenida por las siguientes formas: a) Proporcionada directamente por los usuarios, mediante e-mail, página web, o al ingresar a la plataforma, esto es al agotarse los registros solicitados correspondientes a solicitud del servicio. b) Recopilando información personal correspondiente a nombre, identificación, teléfono, correos, dirección, en detalle la recolección se efectúa de la siguiente forma:
Páginas Web - Recolección automática de datos: Nuestras páginas Web utilizan una tecnología conocida cómo cookies, los cuales son archivos que se pueden descargar en su equipo a través de las páginas web. Son herramientas que tienen un papel esencial para la prestación de numerosos servicios de la sociedad de la información. Entre otros, permiten a una página web almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y, dependiendo de la información obtenida, se pueden utilizar para reconocer al usuario y mejorar el servicio ofrecido.
Tipos de cookies: Según quien sea la entidad que gestione el dominio desde donde se envían las cookies y trate los datos que se obtengan se pueden distinguir dos tipos:
• Cookies propias: aquéllas que se envían al equipo terminal del usuario desde un equipo o dominio gestionado por el propio editor y desde el que se presta el servicio solicitado por el usuario.
• Cookies de terceros: aquéllas que se envían al equipo terminal del usuario desde un equipo o dominio que no es gestionado por el editor, sino por otra entidad que trata los datos obtenidos través de las cookies.
En el caso de que las cookies sean instaladas desde un equipo o dominio gestionado por el propio editor, pero la información que se recoja mediante éstas sea gestionada por un tercero, no pueden ser consideradas como cookies propias.
Existe también una segunda clasificación según el plazo de tiempo que permanecen almacenadas en el navegador del cliente, pudiendo tratarse de:
• Cookies de sesión: diseñadas para recabar y almacenar datos mientras el usuario accede a una página web. Se suelen emplear para almacenar información que solo interesa conservar para la prestación del servicio solicitado por el usuario en una sola ocasión (ejemplo: una lista de productos adquiridos).
• Cookies persistentes: los datos siguen almacenados en el terminal y pueden ser accedidos y tratados durante un periodo definido por el responsable de la cookie, y que puede ir de unos minutos a varios años.
Por último, existe otra clasificación con seis tipos de cookies según la finalidad para la que se traten los datos obtenidos:
• Cookies técnicas: aquellas que permiten al usuario la navegación a través de una página web, plataforma o aplicación y la utilización de las diferentes opciones o servicios que en ella existan como, por ejemplo, controlar el tráfico y la comunicación de datos, identificar la sesión, acceder a partes de acceso restringido, recordar los elementos que integran un pedido, realizar el proceso de compra de un pedido, realizar la solicitud de inscripción o participación en un evento, utilizar elementos de seguridad durante la navegación, almacenar contenidos para la difusión de vídeos o sonido o compartir contenidos a través de redes sociales.
• Cookies de personalización: permiten al usuario acceder al servicio con algunas características de carácter general predefinidas en función de una serie de criterios en el terminal del usuario como por ejemplo serian el idioma, el tipo de navegador a través del cual accede al servicio, la configuración regional desde donde accede al servicio, etc.
• Cookies de análisis: permiten al responsable de las mismas, el seguimiento y análisis del comportamiento de los usuarios de los sitios web a los que están vinculadas. La información recogida mediante este tipo de cookies se utiliza en la medición de la actividad de los sitios web, aplicación o plataforma y para la elaboración de perfiles de navegación de los usuarios de dichos sitios, aplicaciones y plataformas, con el fin de introducir mejoras en función del análisis de los datos de uso que hacen los usuarios del servicio.
• Cookies publicitarias: permiten la gestión, de la forma más eficaz posible, de los espacios publicitarios.
• Cookies de publicidad comportamental: almacenan información del comportamiento de los usuarios obtenida a través de la observación continuada de sus hábitos de navegación, lo que permite desarrollar un perfil específico para mostrar publicidad en función del mismo.
• Cookies de redes sociales externas: se utilizan para que los visitantes puedan interactuar con el contenido de diferentes plataformas sociales (Facebook, YouTube, Twitter, LinkedIn, etc.) y que se generen únicamente para los usuarios de dichas redes sociales. Las condiciones de utilización de estas cookies y la información recopilada se regulan por la política de privacidad de la plataforma social correspondiente.
Clientes potenciales persona natural, cliente empresa y cliente consultor persona natural o jurídica: el proceso de recolección de datos para clientes potenciales se realiza de dos maneras: a través de nuestras páginas de internet y por medio de agentes comerciales.
a. El proceso de recolección de datos a través de nuestra página web se realiza cuando la persona que se encuentra interesada en nuestros servicios y desea contactarnos nos deja sus datos de contacto o también cuando la persona desea adquirir información científica de nuestra página y para poder enviársela nos deja sus datos de contacto.
b. El proceso de recolección de datos por parte de nuestros agentes comerciales se desarrolla en el proceso de la relación comercial con la persona y donde se intercambian datos de contacto
3.4.2. Cliente registrado persona natural, cliente empresa y consultores persona natural o jurídica: a. Clientes persona natural: se realiza a través de un formulario que se encuentra en la página web y que se debe diligenciar al momento de comprar un producto y/o servicio a INTELECTO. b. Cliente consultor: Se realiza a través de un formulario en nuestra página web o por medio de un agente comercial, en el cual se registra como consultor con el tipo de identificación que le corresponda (persona natural o jurídica). c. Cliente empresarial: Se realiza por medio de un formulario de registro como cliente, el cual se diligencia una vez se ha desarrollado el proceso comercial con nuestro agente comercial y las partes han acordado los servicios a prestar, así como los aspectos legales implícitos en la relación comercial.
3.4.3. En el caso de equipos de trabajo de clientes, los analistas diligenciaran parte de la información solicitada ya sea de forma individual o de forma masiva a través de un archivo plano.
3.4.4. Datos de los aspirantes, empleados activos y retirados de INTELECTO: la forma como se recopilan los datos se lleva a cabo durante el proceso de selección, en el cual se solicitan las hojas de vida y datos importantes para el proceso, hasta que finaliza con la contratación de la persona o de las personas idóneas para ejercer el cargo.
3.4.5. Proveedores: En el momento en que se presentan las necesidades de proveedores se realizan búsquedas e inscripción de los candidatos que deseen brindar propuestas de trabajo en donde se analizan la capacidad técnica, organizacional, experiencia y conocimientos sobre el tema en cuestión, así como los aspectos jurídicos necesarios para respectivo proceso de contratación del proveedor.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de INTELECTO en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de INTELECTO se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE INTELECTO: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de INTELECTO: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de INTELECTO, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; éste derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o frente a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido por ley o no haya sido autorizado por el titular; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; g) Derecho a revocar la autorización otorgada a INTELECTO, cuando en el tratamiento de los datos personales INTELECTO no respetare los principios, derechos y garantías constituciones y legales.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
PARÁGRAFO TERCERO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE INTELECTO: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que INTELECTO está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Respons
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, INTELECTO solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
7.1. METODOS PARTICULARES DE ACEPTACIÓN:
Página Web: Aceptación de la Política de cookies: INTELECTO en su página web www.intelecto.co asume que usted acepta el uso de cookies al no tener configurado su navegador de internet para bloquear los Cookies, no obstante, la información sobre su Política de cookies se encuentra en la parte inferior de nuestra página en el enlace que describe esta política de privacidad. También contamos con el aviso que les informa a nuestros usuarios sobre el uso de Cookies en nuestra página web y si desea aceptarlos. Desactivación y eliminación de cookies: Usted tiene la opción de permitir, bloquear o eliminar las cookies instaladas en tu equipo mediante la configuración de las opciones del navegador instalado en su equipo. Al desactivar cookies, algunos de los servicios disponibles podrían dejar de estar operativos. La forma de deshabilitar las cookies es diferente para cada navegador, pero normalmente puede hacerse desde el menú Herramientas u Opciones. También puede consultarse el menú de Ayuda del navegador dónde puedes encontrar instrucciones. El usuario podrá en cualquier momento elegir qué cookies quiere que funcionen en este sitio web.
Clientes potenciales persona natural, consultores (persona natural o jurídica) y empresas: la autorización se dará por el cliente potencial al momento de diligenciar los formularios que están dispuestos en la página para establecer un contacto comercial o para recibir información por parte de INTELECTO, este formulario dejara una casilla que el cliente señala al estar de acuerdo con las políticas de privacidad de INTELECTO. Esta casilla sirve para demostrar que el usuario que nos facilita sus datos personales consiente el tratamiento de los mismos expresamente. Esta autorización se incluirá en todos los formularios que aparezcan en la página web, tanto de contacto como de suscripción.
Clientes Persona natural: el formulario que las personas diligencian cuando adquieren un producto de INTELECTO, dejará una casilla que el cliente señala al estar de acuerdo con las políticas de privacidad y los términos de servicio de INTELECTO. Esta casilla sirve para demostrar que el usuario que nos facilita sus datos personales consiente el tratamiento de los mismos expresamente.
Cliente consultor (persona natural o jurídica): este tipo de cliente diligencia el formulario en el cual acepta tanto las políticas de privacidad como los términos de servicio y donde para dar constancia de esto se dejará una casilla en la cual el cliente deberá señalar para seguir con el proceso de adquisición del servicio.
Cliente empresarial: la firma de un contrato comercial y de encargado del tratamiento de datos personales por parte de INTELECTO y la empresa que contrata los servicios, previo análisis de este, son prueba de la autorización en la que ambas partes reconocen mutuamente la capacidad legal suficiente para suscribir este contrato de encargo de tratamiento de datos personales y para quedar obligadas en la representación en que respectivamente actúan, en los términos convenidos en él.
Sin embargo, es necesario tener en cuenta que para los procesos de investigación los datos personales son disociados de los datos utilizados para desarrollar información, por lo tanto, los estudios jamás revelan a quien pertenece una información, aun así, usted podrá anular la autorización para el uso de estos datos en investigación científica y estadística, teniendo en cuenta que para el momento en que lo solicite ya pudo ser usado y haga parte del grupo de datos que acompañan el o los estudios de ese periodo, significa que para próximos estudios sus respuestas no estarán incluidas pero si lo estará para los vigentes. Para realizar este proceso usted deberá comunicarse con nosotros a través del correo contacto@intelecto.co solicitando la baja de su información.
En el caso de la empresa, en el contrato de servicios que se establece con INTELECTO se habilitará el campo para que la empresa decida si nos autoriza o no a desarrollar investigación con la información recopilada por parte de los aspirantes y empleados o de sus procesos de entrenamiento en INTELECTO, protegiendo siempre los datos personales (Tipo de documento, número de documento, nombres, apellidos, número de teléfono, e-mail), de esta manera, INTELECTO podrá seguir avanzando en los estudios sobre el alto rendimiento organizacional y mejorando sus herramientas y formas de potencializar las competencias de las personas para un mayor rendimiento profesional y empresarial.
Datos de los aspirantes, empleados activos y retirados de INTELECTO: se entiende que quien someta a consideración de INTELECTO su hoja de vida, por cualquier medio, o firme contrato de trabajo con esta organización entiende y autoriza el tratamiento de sus datos personales.
Proveedores: en el momento en que un proveedor se registra como proveedor potencial de INTELECTO, presta su consentimiento libre y expreso para el manejo de sus datos tanto personales como empresariales.
8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. INTELECTO solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos a través de los canales que han sido habilitados para dicho efecto. A través de la dirección de correo electrónico: contacto@intelecto.co. El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá formular o enviar su petición, queja o reclamo, de lunes a viernes, de 8:00 a.m a 5:00 p.m, a través de las líneas telefónicas o las direcciones, según se registra a continuación:
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
De igual forma, por el mismo canal de comunicación podrá solicitar consultas sobre la información personal del Titular que este contenida en cualquiera de las bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, INTELECTO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
11. VIGENCIA: La presente Política de Protección de Datos de INTELECTO rige a partir del 1/01/2020 y de manera indefinida, por lo que su contenido obliga a INTELECTO mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales, laborales o meramente informativas con los titulares de las informaciones y datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de los titulares a solicitar la revocatoria de la autorización para el tratamiento de sus datos e informaciones personales. En todo caso, y aun cuando medie solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento, INTELECTO advierte que los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación de carácter legal o contractual que hubiere surgido entre la empresa y el respectivo titular. INTELECTO se reserva el derecho a hacer ajustes al contenido de la presente Política de Protección de Datos cuando las actividades del tratamiento y/o la finalidad del tratamiento de los datos e información personal cambien, o cuando los cambios normativos en la materia lo justifiquen. En todo caso, dichos cambios serán debidamente comunicados a los titulares a través de los mecanismos eficientes de comunicación comúnmente utilizados en el giro ordinario de las relaciones comerciales o promocionales que con ellos se sostienen”.
Atentamente, INTELECTO
A continuación se enuncian algunos parámetros particulares frente al manejo de información personal que rigen la actividad desarrollada por INTELECTO SAS, en adelante INTELECTO. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares. Toda la información recibida por INTELECTO a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.
Política de Destrucción: En virtud del principio de finalidad de la información, esta asume una naturaleza temporal y en tal medida INTELECTO, asume la responsabilidad de proceder a eliminar diligentemente toda información de sus bases de datos, una vez transcurridos 8 años desde el último uso que se le haya dado a la información. Lo anterior sin perjuicio de que el titular solicite la eliminación de su información en cualquier momento. Para tal propósito el responsable del tratamiento de los datos deberá hacer una revisión anual para determinar qué información ha cumplido con el periodo de existencia aquí estipulado y por ende, se hace necesaria su eliminación. Una vez organizado el listado de la información a destruir, se verificará la existencia de copias físicas o digitales de la misma, para asegurar la eliminación total de la misma, para que así se proceda a eliminar de la base de datos digital centralizada.
Política de Incidentes y Filtraciones: En caso de detectarse extravío o filtraciones de información o manipulación no autorizada de la misma, el Responsable del Tratamiento o el Representante Legal de la sociedad, deberán proceder a realizar el reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de la página web y la Delegatura para la Protección de Datos Personales. Adicionalmente de ser procedente deberá interponer la denuncia ante la autoridad policial competente sobre la pérdida de la información a la que haya lugar.
Suministro de Información frente a Aliados Comerciales: Para el suministro de información a aliados comerciales, el responsable del tratamiento debe solicitar previamente al tercero que recibirá la información la Política de Tratamiento de Datos personales implementado por ellos, y sentar claridad sobre la finalidad con la que se transmite la información. De igual forma INTELECTO deberá asegurarse que cada información que se transmita debe ser debidamente autorizada su traslado por el titular con anterioridad al mismo.
Información de Prevención contra Hackers y filtración de informaciones: Recomendaciones Generales: Mantenga su contraseña segura.